Contrôle Urssaf : les pièces à montrer pour la recharge
En cas de contrôle, l’Urssaf vérifie que chaque remboursement correspond à une dépense réelle du salarié. Gardez, mois par mois, la note signée, le relevé des kWh ou des kilomètres et la facture qui donne le prix du kWh : avec ces trois pièces, la question est réglée.
Calculer le montant du moisNote de charge › Articles, mis à jour le 12 octobre 2026
Ce que le contrôle cherche
Le contrôleur vérifie l’assiette des cotisations : tout ce qui est versé au salarié et qui n’est pas un remboursement de frais justifié peut y être réintégré. Pour la recharge, sa question est simple : la somme remboursée correspond-elle à l’électricité que la voiture de l’entreprise a réellement consommée chez le salarié ?
Pour une voiture 100 % électrique mise à disposition, l’arrêté du 25 février 2025 exclut les frais d’électricité payés par l’employeur de l’avantage en nature jusqu’au 31 décembre 2027. Encore faut-il que ces frais soient réels et prouvés.
La période contrôlée
Le contrôle porte en principe sur les cotisations des trois années civiles précédentes et de l’année en cours. Un remboursement versé il y a deux ans peut donc être examiné : gardez les pièces au moins sur cette durée. Les pièces comptables, dont les notes de frais, se conservent dix ans au titre du code de commerce.
En pratique, le plus simple est de ranger chaque mois la note signée et ses pièces dans un même dossier, et de télécharger le registre en fin d’année : en cas de contrôle, tout est déjà rassemblé, sans avoir à relancer le salarié pour un relevé vieux de deux ans.
À retenir
- Une note par véhicule et par mois, signée.
- Le relevé des kWh ou des kilomètres, et la facture avec le prix du kWh.
- La lettre de mise à disposition de la voiture.
Les pièces, une par une
La note mensuelle
Elle indique le mois, l’entreprise, le salarié, la voiture (modèle et immatriculation), les kWh, la méthode de mesure, le prix retenu et le montant. Elle est signée par le salarié, qui atteste l’exactitude des relevés, et par l’employeur. C’est la pièce que le contrôleur lit en premier.
Le relevé
Export de la borne, capture de l’application de la voiture, ou relevé kilométrique si vous estimez. Daté, et cohérent d’un mois sur l’autre.
La facture d’électricité du salarié
La page où figure le prix du kWh suffit ; le salarié peut masquer le reste. Si vous utilisez le tarif réglementé faute de facture, notez-le sur la note.
La lettre de mise à disposition
Elle montre que la voiture appartient à l’entreprise ou est louée par elle, qu’elle est confiée au salarié et qu’elle est 100 % électrique. Elle peut prévoir la règle de remboursement de la recharge.
Le registre de l’année
Un tableau qui récapitule mois par mois les kWh et les montants par véhicule. Il permet au contrôleur de voir d’un coup d’œil que les montants sont réguliers et vraisemblables.
Les points qui attirent l’attention
- un montant rond identique chaque mois, sans relevé ;
- des kWh incompatibles avec les kilomètres parcourus ;
- un prix du kWh supérieur à celui de la facture ;
- des recharges remboursées pendant des congés ou un arrêt, sans explication.
Et le dirigeant qui a lui-même une voiture électrique ?
Si le dirigeant est assimilé salarié, comme le président d’une SAS ou le gérant minoritaire d’une SARL, les mêmes règles s’appliquent : remboursement au réel, note signée, pièces jointes. S’il est travailleur non salarié, par exemple gérant majoritaire de SARL, le remboursement reste une dépense de la société qui doit être justifiée de la même façon, mais son traitement social et fiscal diffère : votre expert-comptable vous dira comment le passer. Dans les deux cas, la note mensuelle sert de justificatif.
Si un montant est contesté
Le contrôleur vous adresse une lettre d’observations, à laquelle vous pouvez répondre par écrit dans le délai indiqué, en joignant les pièces. Une réponse précise, relevés à l’appui, suffit souvent à lever l’observation. Si un redressement est maintenu, il porte sur l’excédent par rapport à la dépense justifiée, avec des majorations de retard.
Pour éviter d’en arriver là : Rembourser au forfait ou au réel ? et Sans borne : estimer les kWh.
Le montant de ce mois
Le mois, le prix du kWh, les kWh ou les kilomètres de chaque voiture : Note de charge affiche le montant à rembourser et signale les kWh qui paraissent trop élevés.
Questions fréquentes
Combien de temps garder les notes de recharge ?
Au moins trois ans plus l’année en cours pour un contrôle Urssaf, et dix ans pour les pièces comptables selon le code de commerce. Garder le registre annuel et les notes signées dix ans couvre les deux.
Le salarié doit-il fournir sa facture d’électricité entière ?
Non. La page où figure le prix du kWh suffit ; il peut masquer les informations qui ne concernent pas le remboursement.
Une note non signée est-elle valable ?
Elle est plus faible. La signature du salarié atteste qu’il a bien rechargé les kWh indiqués à son domicile ; celle de l’employeur montre que le remboursement a été contrôlé.
Peut-on demander à l’Urssaf de valider sa méthode à l’avance ?
Oui, par un rescrit social : l’employeur pose une question précise et l’Urssaf répond par écrit. Sa réponse l’engage pour l’avenir, tant que la situation décrite ne change pas.
Sources : Code de la sécurité sociale, article L244-3 (Légifrance) ; Code de commerce, article L123-22 (Légifrance) ; Arrêté du 25 février 2025 (Légifrance) ; Urssaf, le rescrit social.